Projektas · Procesų automatizavimas
Automatinė darbo laiko ataskaitų sistema
Automatizuotas sprendimas, kuris surenka komandos narių darbo laiko duomenis, juos apdoroja pagal nustatytas taisykles ir suformuoja individualias bei bendras darbo laiko ataskaitas.
Ataskaitų ir procesų automatizavimas
Dinaminis darbo laiko duomenų surinkimas ir apdorojimas
Java · Spring Boot · Smartsheet API · REST API
01 · Situacija
Darbo laiko duomenis kiekvieną ataskaitinį laikotarpį reikėjo surinkti ir susisteminti
Komandos nariai savo darbo laiką registravo atskiruose dokumentuose. Pasibaigus ataskaitiniam laikotarpiui šią informaciją reikėdavo surinkti į bendrą ataskaitą ir paruošti tolimesniam naudojimui.
Duomenis reikėjo sugrupuoti pagal projektus, parengti individualias darbuotojų suvestines ir bendrą komandos ataskaitą bei atskirti įrašus, kurių sistema negalėjo automatiškai priskirti.
Problema buvo ne vien duomenų perkėlimas. Šaltinių struktūra galėjo keistis, todėl automatizacija turėjo gebėti apdoroti duomenis nepriklausomai nuo konkrečios jų vietos dokumente.
02 · Sprendimas
Ataskaitos formuojamos automatiškai iš individualių darbo laiko duomenų
Sukurta sistema per Smartsheet API pasiekia reikalingus darbo laiko duomenis, juos apdoroja ir pagal nustatytą verslo logiką formuoja ataskaitas.
Vietoje rankinio duomenų rinkimo automatizacija pati identifikuoja reikalingą informaciją, sujungia skirtingų komandos narių įrašus ir paruošia reikalingas suvestines.
Duomenų surinkimas
Per API gaunami komandos narių darbo laiko įrašai.
Apdorojimas
Duomenys identifikuojami, tikrinami ir sujungiami.
Grupavimas
Darbo laikas suskirstomas pagal projektus ir darbuotojus.
Ataskaitos
Automatiškai suformuojamos individualios ir bendros suvestinės.
03 · Ne fiksuotas lentelių susiejimas
Automatizacija prisitaiko prie kintančios duomenų struktūros
Paprasto konkrečių eilučių ar stulpelių susiejimo šiam procesui nepakako. Atsirasdavo naujų įrašų, keisdavosi duomenų kiekis ir jų išdėstymas.
Todėl sistema sukurta remiantis ne fiksuotomis pozicijomis, o duomenų atpažinimo ir verslo taisyklėmis. Kiekvieno vykdymo metu ji nustato, kokią informaciją reikia apdoroti, ir pagal ją suformuoja galutinį rezultatą.
04 · Sudėtingiausia dalis
Patikimas ataskaitų generavimas nuolat keičiantis duomenims
Didžiausias iššūkis buvo sukurti logiką, kuri veiktų nepriklausomai nuo to, kiek konkrečiu laikotarpiu yra darbuotojų, projektų ar darbo laiko įrašų.
Sistema taip pat turėjo tinkamai apdoroti nestandartinius atvejus ir neleisti vienam netinkamam įrašui sugadinti visos ataskaitos.
- per Smartsheet API surinkti duomenis iš skirtingų šaltinių;
- identifikuoti reikalingą informaciją dinaminėje struktūroje;
- susieti darbo laiko įrašus su projektais;
- atskirti neidentifikuotus arba nepilnus įrašus;
- sugrupuoti duomenis pagal skirtingus pjūvius;
- sukurti individualias darbuotojų suvestines;
- sugeneruoti bendrą komandos ataskaitą;
- užtikrinti stabilų periodinį automatizacijos veikimą.
05 · Rezultatas
Rankinį ataskaitų rengimą pakeitė automatinis procesas
Komandai nebereikia kiekvieną ataskaitinį laikotarpį rankiniu būdu rinkti ir sisteminti darbo laiko duomenų iš atskirų dokumentų.
Automatizacija pati surenka informaciją, pritaiko nustatytas taisykles ir paruošia tiek bendrą komandos ataskaitą, tiek individualias darbuotojų suvestines.
Kartu atskiriami įrašai, kurių nepavyksta patikimai identifikuoti, todėl žmogaus dėmesys reikalingas tik išimtiniams atvejams, o ne visam ataskaitos rengimo procesui.
Sprendimas naudojamas realiame darbo procese ir pašalina pasikartojantį administracinį darbą, kuris anksčiau būdavo atliekamas kiekvieną ataskaitinį laikotarpį.
Naudotos technologijos
Techninis pagrindas
Java
Spring Boot
Smartsheet API
REST API
Susijusios paslaugos
Panašiems sprendimams
Kitas projektas
PDF dokumentų nuskaitymo ir duomenų struktūrizavimo sistema →Ataskaitas vis dar ruošiate rankiniu būdu?
Pasikartojantis duomenų rinkimas neturi būti rankinis procesas.
Jei komandai reguliariai tenka rinkti informaciją iš skirtingų dokumentų ar sistemų, ją grupuoti ir ruošti tas pačias ataskaitas, galima įvertinti, kurią šio proceso dalį verta automatizuoti.