Google Sheets automatizavimas ir integracijos
Google Sheets automatizavimas ir integracijos
Automatizuoju procesus Google Sheets aplinkoje ir sujungiu ją su kitomis jūsų naudojamomis sistemomis. Duomenys gali būti automatiškai surenkami, atnaujinami, apdorojami ir paruošiami tolimesniam darbui be nuolatinio kopijavimo rankomis.
Kada ši paslauga tinka?
Kai Google Sheets jau tapo jūsų darbo proceso dalimi
Google Sheets dažnai pradeda veikti kaip paprasta lentelė, tačiau ilgainiui joje atsiranda klientų duomenys, registracijos, ataskaitos, skaičiavimai ir kiti kasdieniam darbui reikalingi procesai.
Problema atsiranda tada, kai informaciją tarp Sheets ir kitų sistemų tenka nuolat perkelti, tikrinti ar pertvarkyti rankiniu būdu.
Duomenis kopijuojate rankomis
Informacija jau yra vienoje sistemoje, tačiau ją reguliariai tenka perkelti į Google Sheets arba atvirkščiai.
Duomenis reikia pertvarkyti
Vien eksportuoti neužtenka: reikia keisti struktūrą, jungti laukus, skaičiuoti reikšmes ar atrinkti tik tam tikrus įrašus.
Procesas nuolat kartojasi
Tos pačios suvestinės, failai ar ataskaitos ruošiamos kiekvieną savaitę ar mėnesį pagal tas pačias taisykles.
Sistemoms trūksta integracijos
Naudojami įrankiai atskirai veikia gerai, tačiau tarp jų nėra tinkamos standartinės integracijos.
Ką galima sukurti
Nuo nedidelės Sheets automatizacijos iki kelių sistemų sujungimo
Sprendimo apimtis priklauso nuo jūsų proceso. Kartais pakanka Google Apps Script automatizacijos vienoje lentelėje, o kartais reikia gauti duomenis per API, juos apdoroti ir perduoti kitai sistemai.
Google Sheets automatizacijos
Automatinis duomenų apdorojimas, filtravimas, skaičiavimai, ataskaitų formavimas ar veiksmai pagal nustatytas taisykles.
Duomenų sinchronizacija
Informacijos gavimas iš kitos platformos ir automatinis jos atnaujinimas Google Sheets arba perdavimas priešinga kryptimi.
Importo ir eksporto procesai
CSV ar kitų failų generavimas pagal konkrečios sistemos reikalaujamą struktūrą, kad duomenų nereikėtų ruošti rankomis.
API integracijos
Google Sheets sujungimas su mokymų platformomis, vidinėmis sistemomis ar kitais įrankiais, kurie suteikia prieigą prie API.
Nebūtina keisti veikiančių sistemų
Kartais trūksta ne naujo įrankio, o jungties tarp jau naudojamų
Jei komanda jau dirba Google Sheets, o kita naudojama platforma gerai atlieka savo pagrindinę funkciją, nebūtinai prasminga vieną iš jų pakeisti vien dėl trūkstamos integracijos.
Individualus sprendimas gali užpildyti būtent trūkstamą proceso dalį: paimti duomenis iš vienos sistemos, pritaikyti jūsų darbo logikai ir perduoti ten, kur jų reikia.
Todėl pirmiausia vertinu jau naudojamus įrankius ir jų technines galimybes, o ne siūlau perkelti visą procesą į naują sistemą.
Kaip dirbu
Pirmiausia reikia suprasti, kas vyksta su duomenimis
Integracija nėra vien techninis duomenų perdavimas. Reikia suprasti, iš kur duomenys atsiranda, kaip jie naudojami ir kokios taisyklės turi būti pritaikytos prieš perduodant juos kitam proceso etapui.
Esamo proceso analizė
Išsiaiškiname, kur šiandien yra duomenys, kas su jais daroma ir kurie rankiniai veiksmai kartojasi.
Integracijos galimybių įvertinimas
Patikrinu API, importo ir eksporto galimybes bei kitus būdus, kuriais galima saugiai sujungti naudojamas sistemas.
Automatizavimo logika
Apibrėžiama, kurie duomenys perduodami, kaip jie transformuojami, kada procesas vykdomas ir kaip valdomos išimtys.
Kūrimas ir testavimas
Sprendimas išbandomas su realiomis situacijomis, o pradėjus jį naudoti atliekamos reikalingos korekcijos.
Projektų pavyzdžiai
Kaip tai atrodo praktiškai
Google Sheets ir mokymų platformos integracija
Mokymų platformos duomenys automatiškai perduodami į komandos naudojamą Google Sheets sistemą, papildomai apdorojami ir paruošiami grupių formavimui, registracijų administravimui bei kitiems vidiniams procesams.
Peržiūrėti projektą →Automatizuotas siuntų registravimo procesas
Iš klientų registracijos duomenų pagal pasirinktus filtrus automatiškai paruošiamas kurjerių sistemos reikalaujamos struktūros CSV failas, todėl nebereikia kiekvienos siuntos registruoti atskirai.
Peržiūrėti projektą →Buhalterinių duomenų paruošimo automatizavimas
Google Sheets kaupiami pirkimų duomenys automatiškai apdorojami pagal buhalterijai reikalingas taisykles, o kiekvieną mėnesį paruošiama galutinė ataskaita, kurią galima iš karto perduoti buhalterijai.
Peržiūrėti projektą →Duomenų sinchronizacija tarp vidinių sistemų
Skirtingų sistemų duomenys periodiškai palyginami, pagal nustatytas taisykles atnaujinami neatitikimai ir perkeliami susiję failai. Procesui nebereikia nuolatinio rankinio tikrinimo.
Peržiūrėti projektą →Techninis pagrindas
Naudojamos technologijos
Google Sheets
Google Apps Script
JavaScript
REST API
Zapier
Sprendimas pagal jūsų aplinką
Technologija pasirenkama pagal procesą
Ne kiekvienai integracijai reikia vienodo sprendimo. Jei jūsų naudojama sistema turi API, galima jungtis tiesiogiai. Kitais atvejais gali būti naudojamas Google Apps Script, Zapier, importo ir eksporto failai ar jų kombinacija.
Duomenis vis dar perkeliate rankomis?
Veikiančių sistemų nebūtinai reikia keisti.
Jei Google Sheets ar kiti jūsų naudojami įrankiai atskirai veikia gerai, bet tarp jų trūksta automatizacijos, galima sukurti sprendimą, kuris sujungtų duomenis ir pašalintų pasikartojantį rankinį darbą.