Projektas · Sistemų integracija
Google Sheets ir mokymų platformos integracija
Automatizuotas sprendimas, kuris perduoda ir apdoroja mokymų platformos duomenis, kad komanda galėtų juos naudoti savo Google Sheets darbo sistemoje be nuolatinio rankinio perkėlimo.
Sistemų integracija
Mokymų platformos ir Google Sheets duomenų integracija
JavaScript, Kajabi API, Zapier, Google Sheets, Google Apps Script
01 · Situacija
Duomenys buvo vienoje sistemoje, o realus komandos darbas vyko kitoje.
Mokymams administruoti buvo naudojama Kajabi platforma, kurioje buvo kaupiami registracijų ir klientų duomenys. Tačiau kasdieniam komandos darbui vien platformoje esančios informacijos nepakako.
Komanda jau turėjo Google Sheets pagrindu sukurtą vidinę sistemą, kurioje formavo mokymų grupes, sekė registracijas ir klientų etapus, planavo priminimus bei kitus su mokymų eiga susijusius veiksmus.
Kad ši sistema būtų naudinga, joje reikėjo nuolat turėti aktualius Kajabi duomenis. Rankinis informacijos eksportavimas, kopijavimas ir atnaujinimas būtų tapęs pasikartojančiu administraciniu darbu.
Reikėjo ne pakeisti jau naudojamas sistemas, o sukurti tarp jų trūkstamą grandį ir pritaikyti duomenis esamam komandos procesui.
02 · Sprendimas
Duomenų perdavimas tapo automatizuoto darbo proceso dalimi.
Sukurta integracija tarp Kajabi ir Google Sheets, kuri reikalingus duomenis perduoda į komandos naudojamą vidinę sistemą.
Duomenys ne tik perkeliami. Google Apps Script ir JavaScript logika juos papildomai apdoroja bei pritaiko Google Sheets struktūrai, kad informacija iš karto būtų tinkama tolimesniam komandos darbui.
Gaunami duomenys
Reikalinga registracijų ir klientų informacija gaunama iš Kajabi.
Perduodama tarp sistemų
Zapier naudojamas kaip klientui suprantama ir valdoma automatizacijos grandis.
Duomenys apdorojami
Google Apps Script pritaiko informaciją pagal vidinės Google Sheets sistemos logiką.
Naudojama procesuose
Atnaujinti duomenys naudojami grupėms, registracijoms, priminimams ir kitiems administraciniams veiksmams.
03 · Ne tik techniškai trumpiausias kelias
Sprendimas turėjo būti suprantamas ir žmogui, kuris jo neprogramavo.
Techniniu požiūriu sistemas buvo galima sujungti ir tiesiogiai, nenaudojant Zapier. Tai būtų sumažinę tarpinių grandžių skaičių.
Tačiau šiuo atveju svarbus buvo ne tik techninis sprendimo efektyvumas. Klientas norėjo sistemos, kurią vėliau galėtų suprasti, valdyti ir plėsti pats, nepriklausydamas nuo programuotojo kiekvieną kartą atsiradus naujai paprastai automatizacijai.
Todėl Zapier sąmoningai paliktas kaip matoma ir klientui pažįstama automatizacijos dalis, o individualus kodas naudojamas ten, kur standartinių veiksmų nepakanka.
04 · Sudėtingiausia dalis
Integracija turėjo prisitaikyti prie jau veikiančio proceso.
Pagrindinė užduotis buvo ne tiesiog perduoti informaciją iš Kajabi į Google Sheets. Duomenis reikėjo suderinti su jau egzistuojančia vidinės sistemos struktūra ir logika.
Sprendimas buvo kuriamas taip, kad komanda galėtų toliau dirbti jai įprastu būdu, o technologinė integracija liktų fone.
- Atrinkti tik procesams reikalingus Kajabi duomenis.
- Suderinti skirtingų sistemų duomenų struktūras.
- Apdoroti ir transformuoti informaciją prieš ją naudojant Google Sheets.
- Valdyti naujų ir atnaujinamų įrašų logiką.
- Suderinti Zapier automatizacijas su individualia Google Apps Script logika.
- Išlaikyti sprendimą pakankamai paprastą, kad dalį automatizacijų klientas galėtų papildyti savarankiškai.
05 · Rezultatas
Komanda dirba savo sistemoje, o duomenų perkėlimu rūpinasi automatizacija.
Aktualūs mokymų ir klientų duomenys pasiekia Google Sheets sistemą be nuolatinio rankinio eksportavimo, kopijavimo ir pertvarkymo.
Informacija gali būti iš karto naudojama mokymų grupių formavimui, registracijų stebėjimui, klientų administravimui, priminimams ir kitiems su mokymų eiga susijusiems procesams.
Kartu išlaikytas klientui svarbus lankstumas: dalį paprastesnių automatizacijų jis gali matyti, keisti ir kurti pats, o individualus kodas sprendžia tas proceso dalis, kurioms standartinių įrankių galimybių neužtenka.
Techninis pagrindas
Naudotos technologijos
JavaScript
Kajabi API
Zapier
Google Sheets
Google Apps Script
Susijusios paslaugos
Panašiems sprendimams
Kitas projektas
Automatizuotas siuntų registravimo procesas →Naudojamos sistemos nesusikalba?
Nebūtinai reikia keisti pačias sistemas.
Jei viena sistema turi reikalingus duomenis, o komanda dirba kitoje, galima sukurti integraciją, kuri informaciją perduoda, apdoroja ir pritaiko jau veikiančiam procesui.