Projektas · Procesų automatizavimas
Automatizuotas siuntų registravimo procesas
Sprendimas, kuris iš turimų klientų registracijos duomenų paruošia kurjerių sistemai tinkamą CSV failą ir leidžia vienu kartu užregistruoti visas pasirinktas siuntas.
Procesų automatizavimas
Duomenų atranka, transformavimas ir CSV generavimas
Google Apps Script · Google Sheets · CSV
01 · Situacija
Kiekvieną siuntą reikėjo sukurti atskirai.
Klientų registracijos duomenys jau buvo surinkti naudojamoje platformoje, tačiau fizinių siuntų registravimo procesas liko visiškai rankinis.
Kiekvienai siuntai reikėdavo atskirai paimti gavėjo duomenis, perkelti juos į siuntų sistemą ir sukurti naują siuntą. Siunčiant didesniam klientų skaičiui tie patys veiksmai buvo kartojami vėl ir vėl.
Naudojama platforma nesuteikė galimybės šio proceso automatizuoti, nors siuntoms reikalingi duomenys joje jau buvo surinkti.
02 · Sprendimas
Visos pasirinktos siuntos paruošiamos vienu procesu.
Su Google Apps Script sukurtas procesas, kuris leidžia atsirinkti reikalingus klientų įrašus ir automatiškai iš jų suformuoti kurjerių sistemai tinkamą CSV failą.
Duomenys ne tiesiog eksportuojami. Jie atrenkami, perkeliami į reikiamus laukus, pertvarkomi pagal nustatytą struktūrą ir paruošiami tokiu formatu, kurį galima iš karto importuoti į siuntų sistemą.
Pasirenkami įrašai
Atsirenkami klientai, kuriems tuo metu reikia paruošti siuntas.
Atrenkami duomenys
Iš registracijų paimami tik siuntos sukūrimui reikalingi laukai.
Paruošiamas formatas
Duomenys transformuojami pagal kurjerių sistemos importo struktūrą.
Sugeneruojamas CSV
Paruoštas failas eksportuojamas ir gali būti iš karto importuotas į siuntų sistemą.
03 · Ne tiesiog CSV eksportas
Automatizuota pati duomenų paruošimo logika.
Paprasto registracijų eksporto neužteko, nes pradiniai duomenys neatitiko siuntų sistemos reikalaujamos struktūros.
Automatizacija pati atrenka reikalingus laukus, perkelia jų reikšmes į nustatytas vietas ir suformuoja tiksliai tokios struktūros failą, kokio reikia kitai sistemai. Vartotojui nereikia rankiniu būdu kopijuoti, pertvarkyti ar performatuoti duomenų.
04 · Sudėtingiausia dalis
Suderinti turimus duomenis su griežta importo struktūra.
Siuntų sistema tikisi konkretaus laukų išdėstymo ir formato, todėl nepakako tiesiog išsaugoti turimų duomenų CSV faile.
Reikėjo sukurti logiką, kuri patikimai paruoštų kiekvieną pasirinktą įrašą importui ir nereikalautų papildomo failo taisymo prieš įkeliant jį į siuntų sistemą.
- atrinkti tik siuntai reikalingus registracijos duomenis;
- susieti pradinius duomenų laukus su importo laukais;
- perkelti reikšmes į nustatytą struktūrą;
- pritaikyti siuntų sistemai reikalingą formatą;
- sugeneruoti tinkamos struktūros CSV failą visiems pasirinktiems įrašams.
05 · Rezultatas
Rankinis kiekvienos siuntos kūrimas pakeistas kelių paspaudimų procesu.
Vietoje atskiro darbo su kiekvienu klientu vienu kartu paruošiamos visos pasirinktos siuntos.
Vartotojui tereikia atsirinkti reikalingus įrašus ir paleisti failo generavimą. Sistema pati surenka duomenis, juos pertvarko ir paruošia importui.
Taip pasikartojantis administracinis procesas sutrumpėjo iki dviejų mygtuko paspaudimų, kartu sumažinant ir rankinio duomenų perkėlimo klaidų tikimybę.
Techninis pagrindas
Naudotos technologijos
Google Apps Script
Google Sheets
CSV
Susijusios paslaugos
Panašiems sprendimams
Kitas projektas
Buhalterinių duomenų paruošimo automatizavimas →Turite panašų pasikartojantį procesą?
Rankinis duomenų perkėlimas nebūtinai turi likti rankinis.
Jei vienoje sistemoje jau turite reikalingus duomenis, bet juos nuolat tenka atrinkti, pertvarkyti ar perkelti į kitą sistemą, galima įvertinti, kurią proceso dalį verta automatizuoti.