Projektas · Procesų automatizavimas
Buhalterinių duomenų automatizavimas
Automatizuotas procesas, kuris iš Google Sheets kaupiamų pirkimų duomenų kiekvieną mėnesį parengia buhalterijai reikalingos struktūros ataskaitą.
Procesų automatizavimas
Automatinis duomenų apdorojimas ir mėnesinės ataskaitos formavimas
Google Sheets, Google Apps Script, Zapier
01 · Situacija
Pirkimų duomenys jau buvo surinkti, bet buhalterijai jų tokių nepakako.
Pirkimų duomenys automatiškai patekdavo į Google Sheets, tačiau jų struktūra neatitiko formato, kurio reikėjo buhalterinei apskaitai.
Kiekvieno mėnesio pabaigoje reikėdavo rankiniu būdu atsirinkti reikiamus įrašus, dalį duomenų sujungti, atlikti skaičiavimus, perskaičiuoti reikšmes ir viską sudėlioti į nustatytos struktūros ataskaitą.
Procesas kartojosi kiekvieną mėnesį pagal tas pačias taisykles, todėl jį buvo galima perkelti iš rankinio darbo į automatizuotą duomenų apdorojimo procesą.
02 · Sprendimas
Duomenys automatiškai paverčiami buhalterijai paruošta ataskaita.
Sukurta automatizacija, kuri naudoja Google Sheets jau sukauptus pirkimų duomenis ir pagal iš anksto apibrėžtas taisykles parengia galutinę mėnesio ataskaitą.
Klientui nebereikia kiekvieną mėnesį kartoti to paties duomenų tvarkymo proceso – paruošta ataskaita atsiranda automatiškai ir ją galima iš karto perduoti buhalteriui.
Surinkti duomenys
Pirkimų informacija per Zapier automatiškai patenka į Google Sheets.
Duomenys apdorojami
Google Apps Script atrenka reikalingus įrašus, sujungia duomenis ir atlieka nustatytus skaičiavimus.
Formuojama struktūra
Rezultatai sudėliojami pagal buhalterijai reikalingą ataskaitos struktūrą ir formatą.
Paruošiama ataskaita
Kiekvieną mėnesį klientas gauna paruoštą ataskaitą, kurią gali tiesiog perduoti buhalteriui.
03 · Ne tik duomenų eksportas
Tarp pradinių duomenų ir galutinės ataskaitos yra verslo logika.
Šiam procesui nepakako tiesiog perkelti Google Sheets duomenis į kitą lentelę. Prieš pateikiant juos buhalterijai dalį reikšmių reikėjo perskaičiuoti, sujungti, atimti ar kitaip apdoroti.
Automatizacijoje ši logika perkelta į kodą, todėl kiekvieną mėnesį tos pačios taisyklės pritaikomos nuosekliai, be papildomo rankinio skaičiavimo ir formatavimo.
04 · Sudėtingiausia dalis
Buhalterinės ataskaitos taisykles paversti patikimu algoritmu.
Pagrindinis iššūkis buvo tiksliai atkartoti procesą, kurį iki tol žmogus atlikdavo rankiniu būdu, ir užtikrinti, kad skirtingi pirkimų duomenys kiekvieną kartą būtų apdorojami vienodai.
Reikėjo apibrėžti ne tik galutinę lentelės struktūrą, bet ir visas tarpines taisykles, pagal kurias gaunamas galutinis rezultatas.
- atrinkti konkrečiam laikotarpiui priklausančius duomenis;
- sujungti tarpusavyje susijusias reikšmes;
- atlikti reikalingus skaičiavimus ir perskaičiavimus;
- parengti stulpelius pagal nustatytą buhalterijos struktūrą;
- užtikrinti vienodą proceso veikimą kiekvieną mėnesį.
05 · Rezultatas
Mėnesinė buhalterinė ataskaita neberengiama rankiniu būdu.
Vietoje duomenų atrinkimo, skaičiavimo ir formatavimo kiekvieną mėnesį klientas gauna jau paruoštą ataskaitą.
Jam belieka ją perduoti buhalteriui. Pasikartojantis administracinis procesas nebereikalauja kiekvieną mėnesį iš naujo atlikti tų pačių veiksmų.
Kartu sumažėja ir rizika, kad rankiniu būdu skaičiuojant ar perkeliant duomenis bus praleista reikšmė, panaudota neteisinga formulė ar ataskaita bus suformuota ne pagal sutartą struktūrą.
Techninis pagrindas
Naudotos technologijos
Google Sheets
Google Apps Script
Zapier
Susijusios paslaugos
Panašiems sprendimams
Kitas projektas
PDF dokumentų nuskaitymo ir duomenų struktūrizavimo sistema →Kas mėnesį kartojate tą patį procesą?
Pasikartojančių ataskaitų nereikia rengti rankiniu būdu.
Jei duomenys jau yra jūsų sistemose, bet juos reguliariai tenka perskaičiuoti, pertvarkyti ar ruošti kitam žmogui tinkamu formatu, šį procesą dažnai galima automatizuoti.